Í störfum mínum notast ég mikið við tölvupóst og sendi oft tölvupóst frekar en að taka upp símann og hringja. Það sparar oft tíma að senda nokkrar línur auk þess sem ég er oft að senda póst utan vinnutíma og því liggur beinast við að senda póst.

Ég geri þetta bæði í minni dagvinnu en líklega meira í „aukavinnunni“ minni en þar er ég að reka þrjár vefsíður. Í þessum tölvupóstum er ég bæði að senda á aðila sem ég er að bjóða, stundum frítt, að senda mér upplýsingar um þeirra þjónustu og vörur sem ég myndi þá koma á framfæri á vefunum mínum en svo er ég líka að senda tölvupósta og kynna viðkomandi fyrirtækjum vefina mína og bjóða þeim að auglýsa á þeim.

Tölvupóst samskipti hafa aukist mikið og munu gera það enn meira núna með aukningu í notkun á snjallsímum og spjaldtölvum. Það er einfalt, þægilegt og þú þarft ekki að hræðast það að vera að trufla einhvern og getur því sent hvenær sem er sólahringsins.

Það furðar mig alltaf jafnmikið að mörg fyrirtæki og einstaklingar svara hreinlega ekki tölvupóstum sem þeim eru send og oft á tíðum er ég að senda póst á yfirmenn viðkomandi fyrirtækja.

Gera viðkomandi starfsmenn fyrirtækjanna sér ekki grein fyrir að það eru mögulega núverandi eða verðandi viðskiptavinir sem eru að senda þeim tölvupóst og með því að svara ekki tölvupósti þá eru þeir að gefa slæma mynd af fyrirtækinu?

Fyrirtæki þurfa að koma sér upp ákveðnum siðareglum varðandi tölvupóstsamskipti rétt eins og þau gera varðandi símasamskipti eða þjónustustaðla.  Þessar siðareglur þurfa að vera til staðar af þrem ástæðum

1. Fagmennska:  Með því að nota tölvupóst á ákveðinn hátt sýnir fyrirtækið af sér fagmennsku.
2. Skilvirkni:  Tölvupóstur sem er vel orðaður og beint að efninu eykur skilvirkni fyrirtækisins.
3. Ímynd:  Snör og rétt viðbrögð við tölvupósti eykur jákvæða ímynd á fyrirtækinu og getur átt þátt í að fjölga viðskiptavinum.

Þessar siðareglur geta verið á ýmsan hátt og auðvitað mislangar allt eftir því hvað hentar fyrirtækjum.

Aðalatriðið er að allir starfsmenn vinni  eftir þessum siðareglum og að litið sé á tölvupóstsamskipti  á sama máta eins og gert er með símasamskipti eða bein samskipti við viðskipavin á „gólfinu“

Hérna eru nokkrar hugmyndir sem gætu verið í siðareglum fyrirtækja um tölvupóstsamskipti.

1. Verið nákvæm og komið ykkur beint að efninu.
   Ekki hafa tölvupóst lengri en hann þarf að vera.

2. Svarið öllum spurningum og reynið að svara þannig að það kalli ekki á fleiri spurningar.
   Þetta er mikilvægt atriði til að spara tíma og veita góða þjónustu.

3. Nota rétta stafsetningu og orðalag.
   Mikilvægt til að sýna fagmennsku en einnig er erfitt að lesa tölvupóst sem notar ekki kommur, punkta og greinarskil á réttum stöðum.

4. Svarið fljótt
   Viðskiptavinir senda tölvupóst vegna þess að þeir þurfa svör. Því ætti það að vera vinnuregla að svara tölvupósti innan 24 -48 klst eða næsta virka dag. Ef tölvupósturinn er þess eðlis að ekki sé hægt að svara honum strax þá er rétt að svara póstinum með skilaboðum um að honum verði efnislega svarað innan ákveðins tíma.

5. Notið Cc á réttan máta.
   Ef tölvupóstur er sendur á ákveðið netfang með Cc á annað þá skal sá sem er í To svara póstinum. Þó er mikilvægt að svara honum með „reply to all“ þannig að þeir sem voru í Cc viti að búið sé að svara.

6. Ekki skrifa póst í HÁSTÖFUM
   Að skrifa í hástöfum er eins og að kalla eða öskra. Almennt er það talið vera dónalegt.

7. Passa að hafa réttan aðila í To línunni.
   Flest tölvupóstforrit geyma í dag netföng sjálfkrafa.  Þegar þú byrjar að skrifa inn stafina í to línuna þá býður forritið uppá alla þá sem byrja með sömu starfi. Það er því auðvelt að velja rangan aðila úr listanum. Passa að skoða áður en tölvupósturinn er sendur að réttur aðili sé í to línunni.

8. Subject
   Nota Subject línuna rétt.  Skrifa lítið í hana og hafa hana“to the point“

9. Viðhengi
   Nota viðhengi þegar þess þarf og passa þyngd viðhengis.  Mörg forrit taka ekki við viðhengjum sem eru stærri en 10 mb.
   .
10. SPAM
    Ekki taka þátt í spam póstum sem eru fjöldapóstar af ýmsum gerðum.
    .
11. Farðu varlega með húmor
    Húmor getur auðveldlega misskilist og sérstaklega þegar verið er að skrifa í öðru tungumáli.
    .
12. Lesa yfir
    Góð regla er að lesa alltaf yfir tölvupóstinn áður en hann er sendur.

Mikilvægasta reglan varðandi tölvupóst er þó þessi:

Svarið öllum tölvupóstum og gerið það fljótt.